Тендерное сопровождение: что это за услуга и для кого актуальна
Участие в тендерах для большинства предприятий кажется сложным вопросом. И желание есть, и товар или услуга есть, а знаний порой не хватает. Всем кажется, что это очень сложно и существует множество подводных камней, из-за чего они и отказываются от потенциальной прибыли. Ведь участие в тендерах не только приносит деньги, но и постоянного заказчика, а также положительно влияют на имидж компании, предавая ей значительную статусность. Но с другой стороны: жесткие правила и запутанные условия в подготовке документов для участия в тендерах. Таким образом, не у всех «доходят руки» до решения этого вопроса, так как потратить огромное количество сил и времени, и при этом остаться ни с чем из-за опечатки в документации – не слишком привлекательная вероятность.
Не многие знают, что вовсе не обязательно этот вопрос решать самостоятельно, для этого есть специально заточенные под это организации, которые и занимаются тендерным сопровождением. Этот тип сопровождения специально придуман для подобных случаев. Профессионалы берут на себя все вопросы, связанные с участием в тендере, и помогают довести дело до логичного завершения. Поэтому все сложности, это не причина отказываться от участия в тендерных заказах.
Сопровождение тендеров: что входит в услугу
В России тендерное законодательство находится на стадии формирования, поэтому все законы, правила и нормы для участия в тендерах постоянно меняются. Если несколько лет назад вы потратили массу времени, сделали ошибки, но в итоге успешно приняли участие в тендере, - не стоит радоваться. Со сто процентной вероятностью можно утверждать, что даже за 1 год правила могли сильно измениться. Безусловно, это проблема для бизнеса и для всех сторон – участников тендеров.
Решение есть. Чтобы быть в курсе изменений и всегда быть к ним готовым, можно иметь в штате соответствующих специалистов, чье рабочее время будет посвящено только изучению законодательства в этой области и подготовке компании к участию в тендерах. Да, это решение, но для всех ли компаний. Крупные корпорации обычно так и делают, но небольшие предприятия просто не могут себе позволить содержать целый отдел по тендерному сопровождению. А многие даже одного специалиста не станут нанимать, ввиду того что это затратно. В таких случаях самое логичное решение – отдать вопрос тендерного сопровождения на аутсорсинг специализирующейся на этом компании.
Тендерное сопровождение может быть двух видов:
-
Комплексное. Сопровождение «под ключ», то есть от начала сбора документов, до получения результата.
- Локальное. Сопровождение только на одном конкретном этапе (подготовка документации или сопровождение непосредственно во время торгов).
Оба типа сопровождения очень востребованы на рынке услуг. В первую очередь за тендерным сопровождением обращаются предприятия:
-
Те, которые никогда не имели подобного опыта.
- Те, у кого в штате нет нужного специалиста.
- Те, кто уже пробовали себя в тендерах и допустили ряд ошибок, помешавших добиться положительного результата.
Во всех трех случаях, стоит отдавать предпочтение услуге тендерного комплексного тендерного сопровождения.
А те организации, для кого цель сократить расходы на своих специалистов, или для кого возникают трудности только на конкретном этапе получения тендера, - могут попробовать услугу локального тендерного сопровождения.
Безусловно, есть и те организации, руководители которых не делают вывод о том, что нужно нанимать специалиста или обращаться за услугой тендерного сопровождения, после провала или допущенных ошибок. Они продолжают тратить свои силы и средства, думая, что таким образом экономят на аутсорсинге. Если нет желания попусту расходовать и свои ресурсы, и компании, лучше перепоручить тендерное сопровождение специалистов в этом вопросе.
Этапы тендерного сопровождения
Если компания выбирает тендерное сопровождение «под ключ», то снимает с себя все заботы участия в тендере. Если выбрать локальный тип сопровождения, то проблемы и все нюансы также будут полностью делегированы, но только по одному из этапов провождения конкурса. Обычно тендерное сопровождение включает в себя этапы:
- Получение или переоформление ЭЦП (электронной цифровой подписи). Она действительна не более 15 месяцев, поэтому приходится ее перевыпускать и подтверждать. Подробнее об этом можно узнать из Федерального Закона № 63 «Об электронной подписи».
- Процедура аккредитации организации на электронных торговых площадках.
- Мониторинг доступных тендеров, и поиск подходящих по требованиям к данной компании. Этот этап заключается не только в изучении информации и аналитике, но и в подборе подходящих по условиям участия в них, проверки требований к участникам торгов, и сроки исполнения заявки. Мониторинг репутации заказчика. Этот этап один из самых затратных по времени, и требующий максимальную внимательность и щепетильность ответственного.
- Получение тендерного займа, содействие в получении гарантии банка или заемных средств для участия в конкурсе. Получить кредит можно через тендерного брокера, и это будет проще и быстрее.
- Подготовка всех документов, подача заявки. Этот этап один из самых сложных, так как документов очень много, и отсутствие или неверное заполнение одного из них, может стать причиной отклонения заявки.
- Сопровождение на торгах, от имени компании-заказчика. Здесь обычно происходит презентация товаров или услуг, которая должна произвести убедительный эффект. Иногда и сам бизнесмен не может убедить заказчика в качестве своих товаров, а здесь задача ложиться на плечи компании сопровождения.
-
При положительном исходе, следует этап подписания договоров с использованием ЭЦП организации-заказчика.
-
В случае неудачи, возможно обжалование решения в Федеральную Антимонопольную службу.
Юридическое сопровождение сделок
Обучение персонала компании и повышение его квалификации. Это вложение, которое даст свои плоды будущем — впоследствии при участии в тендере можно будет переложить часть подготовки на плечи собственных сотрудников, а не нанимать новых.
Каждая компания определяет индивидуально, что для нее удобнее и выгоднее в долгосрочной перспективе: локальное или комплексное сопровождение. При заказе комплексного сопровождения оплата обычно происходит вперед за несколько месяцев сопровождения, и она включает в себя сопровождение конкретного количества тендеров. При заказе локального сопровождения договор и оплата также происходят вперед, но только за один выбранный этап сопровождения по тарифам компании – аутсорса.
Сильные и слабые стороны услуги тендерного сопровождения
Чтобы принять стратегически верное решение: стоит ли обращаться к сторонней организации или нет для прохождения тендерных конкурсов, нужно тщательно изучить все плюсы и минусы.
Преимущества обращения к сторонней организации:
- Не придется тратить массу времени и сил на изучение законодательства и отслеживание изменений в нем, которые, как говорилось выше, происходят постоянно.
Например:
Если будет снижен порог ежегодной выручки для заказчиков тендеров с 2 миллиардов рублей до 500 миллионов рублей, это расширит возможности обеих сторон тендера. Но при этом, требования к банкам, выдающим гарантии для обеспечения заявок и исполнения контрактов, также ужесточатся, и многие банки просто уйдут с этой сферы.
-
При найме сторонней организации, которая специализируется на тендерах, можно успеть подать заявки даже на самые ранние конкурсы, так как они все процедуры проводят быстро по отработанной многократно схеме.
-
На каждом этапе заказчику будет предоставляться любая необходимая юридическая поддержка и консультации экспертов.
-
Вы не упустите выгодный тендер, поскольку сотрудники компании, оказывающие услуги по тендерному сопровождению, будут следить за всеми предложениями и вовремя информировать вас о подходящих конкурсах.
-
Исключается вероятность ошибки при оформлении пакета документов.
-
Будет гораздо проще получить и оформить банковскую гарантию, так как банки охотнее сотрудничают с брокерами.
Недостатки обращения к сторонней организации:
Предстоит потратиться и выделить деньги из бюджета компании. В Москве, комплексное тендерное сопровождение обойдется в 40 000 – 60 000
Детальная картинка: Array