Тендерное сопровождение: что это за услуга и для кого актуальна

Тендерное сопровождение: что это за услуга и для кого актуальна

Участие в тендерах для большинства предприятий кажется сложным вопросом. И желание есть, и товар или услуга есть, а знаний порой не хватает. Всем кажется, что это очень сложно и существует множество подводных камней, из-за чего они и отказываются от потенциальной прибыли. Ведь участие в тендерах не только приносит деньги, но и постоянного заказчика, а также положительно влияют на имидж компании, предавая ей значительную статусность. Но с другой стороны: жесткие правила и запутанные условия в подготовке документов для участия в тендерах. Таким образом, не у всех «доходят руки» до решения этого вопроса, так как потратить огромное количество сил и времени, и при этом остаться ни с чем из-за опечатки в документации – не слишком привлекательная вероятность.


Не многие знают, что вовсе не обязательно этот вопрос решать самостоятельно, для этого есть специально заточенные под это организации, которые и занимаются тендерным сопровождением. Этот тип сопровождения специально придуман для подобных случаев. Профессионалы берут на себя все вопросы, связанные с участием в тендере, и помогают довести дело до логичного завершения. Поэтому все сложности, это не причина отказываться от участия в тендерных заказах.

Сопровождение тендеров: что входит в услугу

В России тендерное законодательство находится на стадии формирования, поэтому все законы, правила и нормы для участия в тендерах постоянно меняются. Если несколько лет назад вы потратили массу времени, сделали ошибки, но в итоге успешно приняли участие в тендере, - не стоит радоваться. Со сто процентной вероятностью можно утверждать, что даже за 1 год правила могли сильно измениться. Безусловно, это проблема для бизнеса и для всех сторон – участников тендеров.


Решение есть. Чтобы быть в курсе изменений и всегда быть к ним готовым, можно иметь в штате соответствующих специалистов, чье рабочее время будет посвящено только изучению законодательства в этой области и подготовке компании к участию в тендерах. Да, это решение, но для всех ли компаний. Крупные корпорации обычно так и делают, но небольшие предприятия просто не могут себе позволить содержать целый отдел по тендерному сопровождению. А многие даже одного специалиста не станут нанимать, ввиду того что это затратно. В таких случаях самое логичное решение – отдать вопрос тендерного сопровождения на аутсорсинг специализирующейся на этом компании.


Тендерное сопровождение может быть двух видов:

1. Комплексное. Сопровождение «под ключ», то есть от начала сбора документов, до получения результата.
2. Локальное. Сопровождение только на одном конкретном этапе (подготовка документации или сопровождение непосредственно во время торгов).

Оба типа сопровождения очень востребованы на рынке услуг. В первую очередь за тендерным сопровождением обращаются предприятия:

• Те, которые никогда не имели подобного опыта.
• Те, у кого в штате нет нужного специалиста.
• Те, кто уже пробовали себя в тендерах и допустили ряд ошибок, помешавших добиться положительного результата.

Во всех трех случаях, стоит отдавать предпочтение услуге тендерного комплексного тендерного сопровождения.
А те организации, для кого цель сократить расходы на своих специалистов, или для кого возникают трудности только на конкретном этапе получения тендера, - могут попробовать услугу локального тендерного сопровождения.

Безусловно, есть и те организации, руководители которых не делают вывод о том, что нужно нанимать специалиста или обращаться за услугой тендерного сопровождения, после провала или допущенных ошибок. Они продолжают тратить свои силы и средства, думая, что таким образом экономят на аутсорсинге. Если нет желания попусту расходовать и свои ресурсы, и компании, лучше перепоручить тендерное сопровождение специалистов в этом вопросе.

Этапы тендерного сопровождения

Если компания выбирает тендерное сопровождение «под ключ», то снимает с себя все заботы участия в тендере. Если выбрать локальный тип сопровождения, то проблемы и все нюансы также будут полностью делегированы, но только по одному из этапов провождения конкурса. Обычно тендерное сопровождение включает в себя этапы:

1. Получение или переоформление ЭЦП (электронной цифровой подписи). Она действительна не более 15 месяцев, поэтому приходится ее перевыпускать и подтверждать. Подробнее об этом можно узнать из Федерального Закона № 63 «Об электронной подписи».
2. Процедура аккредитации организации на электронных торговых площадках.
3. Мониторинг доступных тендеров, и поиск подходящих по требованиям к данной компании. Этот этап заключается не только в изучении информации и аналитике, но и в подборе подходящих по условиям участия в них, проверки требований к участникам торгов, и сроки исполнения заявки. Мониторинг репутации заказчика. Этот этап один из самых затратных по времени, и требующий максимальную внимательность и щепетильность ответственного.
4. Получение тендерного займа, содействие в получении гарантии банка или заемных средств для участия в конкурсе. Получить кредит можно через тендерного брокера, и это будет проще и быстрее.
5. Подготовка всех документов, подача заявки. Этот этап один из самых сложных, так как документов очень много, и отсутствие или неверное заполнение одного из них, может стать причиной отклонения заявки.
6. Сопровождение на торгах, от имени компании-заказчика. Здесь обычно происходит презентация товаров или услуг, которая должна произвести убедительный эффект. Иногда и сам бизнесмен не может убедить заказчика в качестве своих товаров, а здесь задача ложиться на плечи компании сопровождения.

• При положительном исходе, следует этап подписания договоров с использованием ЭЦП организации-заказчика.
• В случае неудачи, возможно обжалование решения в Федеральную Антимонопольную службу.

Юридическое сопровождение сделок

Обучение персонала компании и повышение его квалификации. Это вложение, которое даст свои плоды будущем — впоследствии при участии в тендере можно будет переложить часть подготовки на плечи собственных сотрудников, а не нанимать новых.

Каждая компания определяет индивидуально, что для нее удобнее и выгоднее в долгосрочной перспективе: локальное или комплексное сопровождение. При заказе комплексного сопровождения оплата обычно происходит вперед за несколько месяцев сопровождения, и она включает в себя сопровождение конкретного количества тендеров. При заказе локального сопровождения договор и оплата также происходят вперед, но только за один выбранный этап сопровождения по тарифам компании – аутсорса.

Сильные и слабые стороны услуги тендерного сопровождения

Чтобы принять стратегически верное решение: стоит ли обращаться к сторонней организации или нет для прохождения тендерных конкурсов, нужно тщательно изучить все плюсы и минусы.


Преимущества обращения к сторонней организации:

• Не придется тратить массу времени и сил на изучение законодательства и отслеживание изменений в нем, которые, как говорилось выше, происходят постоянно.

Например:

Если будет снижен порог ежегодной выручки для заказчиков тендеров с 2 миллиардов рублей до 500 миллионов рублей, это расширит возможности обеих сторон тендера. Но при этом, требования к банкам, выдающим гарантии для обеспечения заявок и исполнения контрактов, также ужесточатся, и многие банки просто уйдут с этой сферы.

• При найме сторонней организации, которая специализируется на тендерах, можно успеть подать заявки даже на самые ранние конкурсы, так как они все процедуры проводят быстро по отработанной многократно схеме.
• На каждом этапе заказчику будет предоставляться любая необходимая юридическая поддержка и консультации экспертов.
• Вы не упустите выгодный тендер, поскольку сотрудники компании, оказывающие услуги по тендерному сопровождению, будут следить за всеми предложениями и вовремя информировать вас о подходящих конкурсах.
• Исключается вероятность ошибки при оформлении пакета документов.
• Будет гораздо проще получить и оформить банковскую гарантию, так как банки охотнее сотрудничают с брокерами.

Недостатки обращения к сторонней организации:

Предстоит потратиться и выделить деньги из бюджета компании. В Москве, комплексное тендерное сопровождение обойдется в 40 000 – 60 000
Детальная картинка: Array