+7 (4725) 415 007

Работа офиса: пн-пт: 8:30-18:00
сб.: 9:00-16:00

Электронный документооборот. Как это работает и в чем польза

Электронный документооборот. Как это работает и в чем польза
14.10.2020

Что такое электронный документооборот


Электронный документооборот (ЭДО) — это обмен электронными документами по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) оператора ЭДО.

Процесс работы похож на обмен письмами по электронной почте:

Отправитель формирует документ на своем компьютере, подписывает электронной подписью и через специальную программу отправляет его своему контрагенту.

Адресат получает документ через несколько секунд на своем компьютере, после чего подписывает или отказывает в подписи. Отправитель всегда может видеть актуальный статус документа: «Отправлен», «Получен», «Подписан», «Отказано в подписи».

После того как получатель подписывает документ или отказывает в подписи, документооборот считается завершенным.


Документы передаются через программу оператора ЭДО. Оператор ЭДО — компания, которая предоставляет услуги обмена электронными документами для других компаний.

При передаче документа оператор автоматически проверяет легитимность электронной подписи, которой подписан документ, и соответствие формата документа требованиям законодательства.

Документы подписываются электронной подписью. Электронная подпись устанавливается на компьютер владельца, в ней содержится информация о реквизитах организации и подписанта. Она полностью заменяет рукописную подпись и придает юридическую значимость документам, которые ей подписаны.

Обязана ли компания переходить на ЭДО


Если коротко, то нет, не обязана.

Нет регламентов или законов, которые обязывают вас переходить на ЭДО. Чаще всего компании инициируют переход по приглашению контрагентов либо если хотят сэкономить.

Это выгоднее, чем бумажный документооборот


Переход на ЭДО может казаться сложным и дорогим. Но после того как компания все настроит, будет очевидна польза:

Не нужно больше копить бумаги, переживать за их сохранность.

Электронный документооборот дешевле и быстрее.

Переход можно сравнить с уборкой большого дома. Вы в нем давно живете, знаете, что и где лежит, но с годами скопились ненужные вещи, которые обросли слоем пыли. Что вы сделаете в этом случае? Можете сделать самостоятельную уборку, но высока вероятность, что вы просто сотрете пыль и переложите вещи с места на место. Или можете вызвать клининговую службу, которая с вашей помощью оптимизирует пространство специально под вас, после чего в вашем доме появится больше воздуха и света.


Обмен бумажными документами постепенно уходит в прошлое. Курьеры приезжают с планшетами, а чеки высылаются на электронную почту. В итоге мы все перейдем на ЭДО, потому что это в первую очередь удобно.

В большинстве случаев через некоторое время после о они возвращаются с фразой: «Все равно придется это сделать, какой смысл затягивать». Сейчас многие бизнес-процессы вынужденно автоматизируют, потому что иначе бизнес начинает терять время и деньги, вместо того чтобы их зарабатывать».

С какими сложностями можно столкнуться при переходе на ЭДО


Если вы для работы используете нетиповую учетную систему или у вас очень большой объем документов, то вам может потребоваться персональное техническое решение. Но в таких случаях настройки делают сотрудники компании оператора и ваши технические специалисты. На выходе бухгалтер получает готовую программу, которой остается только начать пользоваться.

Самое сложное, что вас ждет, — это перестройка. Нужно:
  1. определить порядок обработки, создания и отправки документов, привыкнуть к новой системе и набить руку;
  2. установить в компании правила, по которым вы будете работать с электронными документами. Это потребует сил и времени, но в итоге вы получите отлаженный процесс документооборота.
Самая большая сложность, с которой вам придется столкнуться, — это побороть страх перед неизвестным и новым.

Как изменится ваша работа из-за перехода на ЭДО


Вам нужно будет перестраиваться на новый лад работы с документами, возможно, обучать работе своих коллег и приглашать к переходу на ЭДО ваших контрагентов. Вероятнее всего, не все контрагенты сразу согласятся перейти вместе с вами, поэтому вам придется продолжить обмен бумажными документами. Поначалу это может быть достаточно запутанным процессом.

Но переход на ЭДО сулит и положительные изменения в вашей работе:
  • Вы больше не будете бояться потерять или испортить документы, ведь они будут храниться в программе и будут защищены от утери или порчи.
  • У вас будет доступ к документам везде, где есть интернет: с телефона, ноутбука или планшета.
  • Вы сможете отслеживать статус подписания документов вашими контрагентами в режиме реального времени, что в разы ускорит процесс обмена.
  • Вы сможете предоставлять электронные документы в налоговые органы при сдаче отчетности, и вам больше не нужно будет сканировать пятьсот страниц.
Как говорилось в начале статьи, никто не обязывает вас переходить на электронный документооборот. С точки зрения закона вы можете продолжать пользоваться бумажными документами. Но переход на ЭДО может сократить время работы с документами и затраты на документооборот.

Детальная картинка: Array

← Назад